Für viele Veranstalter gehört Social Media heute fest zur Kommunikation dazu. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß die Veranstaltung ist und ob es sich dabei um einen Event oder ein Seminar handelt.
Über die diversen Social-Media-Kanäle eröffnen sich dem Absender schier unbegrenzte Möglichkeiten, die Reichweite für seine Veranstaltung zu steigern und somit auch die Zahl der (zahlenden) Teilnehmer. Doch sehr oft folgt auf die Euphorie die Ernüchterung: der ganze Aufwand via XING, Facebook und Co. hat nichts gebracht.
Scheitern mit Ansage
Leider denken viele Veranstalter, vor allem mit kleinem Budget, dass zusätzliches Marketing via Social Media die Lösung für alle Probleme ist und quasi als Selbstläufer ganz automatisch Teilnehmer generiert. Das ist leider nicht so. Denn wer sich für den Einsatz von Social Media für sein Veranstaltungsmarketing entscheidet, muss hart arbeiten.
Zu Beginn steht, und das kann man nicht oft genug betonen, eine Strategie. Darin wird erst einmal die Basis für Ihre Social-Media-Aktivitäten gelegt:
- was wollen Sie damit erreichen? = Ziel
- wen wollen Sie damit erreichen? = Zielgruppe
- wo finden Sie überhaupt Ihre potentiellen Teilnehmer? = mögliche Kanäle
- was wollen Sie kommuniziere? = Inhalt
Haben Sie sich vorab für diese wichtigen Fragen nicht ausreichend Zeit genommen, bleiben Ihre Social-Media-Bemühungen mitunter ein Stochern im Nebel. Zielgerichtetes Kommunizieren ist das A und O.
Einen Event „anzulegen“ reicht nicht
Viele Plattformen wie LinkedIn, XING oder auch Facebook bieten die Möglichkeit an, Events anzulegen, zu denen man sich direkt anmelden kann. Sie kennen das aus der eigenen Erfahrung auch: Wie oft werden Sie von Ihren Kontakten zu einer Veranstaltung eingeladen und Sie klicken die Nachricht einfach weg? Oder wie oft stolpern Sie über gesponserte Veranstaltungshinweise, über die der Absender versucht, Teilnehmer zu gewinnen? Wie häufig haben Sie sich selbst darüber schon angemeldet?
Bei der Vielzahl an Terminen und Events, die täglich auf uns einströmen, wollen wir als potentieller Teilnehmer überzeugt werden: warum sollen wir uns unbedingt für diese Veranstaltung oder dieses Seminar anmelden? Was steht dahinter? Wo liegt mein Mehrwert? Zeigen Sie deutlich, worum es Ihnen geht und was die Teilnehmer erwarten wird. Wen die Teilnehmer treffen werden oder wer als Speaker dabei sein wird? Was sind die Speaker für Menschen und wie wäre es mit einem regelmäßigen Blick hinter die Kulissen Ihres Events? All das bietet Stoff für eine ganze Story, und genau darum geht es: Erzählen Sie Ihre Geschichte zum Event und bauen sie diese über mehrere Posts auf. Hier kommen wir wieder zur Strategie und zur guten Vorbereitung, denn den Spannungsbogen in Ihrer Kommunikation sollten Sie Stück für Stück aufbauen.
Drei-Phasen-Kommunikation
Eine gute Eventkommunikation via Social Media besteht immer aus drei Phasen:
- die Kommunikation im Vorfeld
- die Kommunikation während des Events und
- die Nachberichterstattung
Nicht selten sehe ich, dass die Kommunikation von Veranstaltern lediglich im Vorfeld zu Akquisezwecken stattfindet – das kann man so machen, schöpft jedoch keinesfalls das volle Potenzial aus.
Eines der stärksten Argument für den Einsatz von Social Media für Ihre Veranstaltung ist das Potenzial, die Reichweite für Ihr Projekt zu steigern und ein regelmäßiges Grundrauschen zu erzeugen – man spricht darüber. Bereiten Sie deshalb unbedingt auch den Veranstaltungstag in Sachen Social Media vor: was soll an diesem Tag über welche Kanäle kommuniziert werden? Wer übernimmt diese Aufgabe und beobachtet, was von den Teilnehmern oder externen Mitlesern kommuniziert wird? Auch hier kommen Sie an einer frühzeitigen Planung nicht vorbei. Zudem können Sie vieles aus der Tages-Kommunikation während des Events gut in die Nachberichterstattung einbauen. Damit können Sie u.a. denjenigen Lesern, die nicht dabei waren, Appetit für die nächste Veranstaltung machen.
Nichts für nebenbei
Die Zeiten, in der wir dachten, Social Media sei mal eben nebenbei, spontan und von jedermann zu realisieren, sollten vorbei sein. Social Media ist in der Eventkommunikation angekommen und sollte deshalb auch als eigenes Handlungsfeld gesehen werden. Die frühzeitige strategische Planung und personelle Betreuung ist die Basis für eine professionelle Kommunikation in den sozialen Medien. Kann sie nicht aus eigener Kraft übernommen werden, sollten externe Profis zu Rate gezogen werden. Denn spätestens im Falle einer Krise im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung zeigt sich, wer hier gut aufgestellt ist.
