Nachhaltige Eventplanung ist glücklicherweise in der Eventplanung angekommen. Im Kern steht dabei die Frage, wie wir unsere Veranstaltungen möglichst ressourcenschonend planen und umsetzen können. Nachhaltigkeit in all ihren Dimensionen zu sehen und zu berücksichtigen bedeutet für Events, gleichermaßen die ökologischen, ökonomischen und sozialen Aspekte einzubinden.

Für den schnellen Einstieg in die nachhaltige Veranstaltungsplanung bieten sich beispielsweise Checklisten an. Viele davon findet man im Internet und sie geben einen guten Überblick, worauf es bei nachhaltigen Events ankommt. Wenn es schon so viele Checklisten gibt, brauchen wir dann noch eine weitere? Ja! Denn die Checkliste, die wir, meine Branchenkollegin Katrin Taepke, MICEstens digital, und ich, zusammengestellt haben, beinhaltet nicht die “üblichen”, häufig schon bekannten Tipps und Tools. Wir haben uns auf zwei wichtige Aspekte konzentriert: auf Barrierefreiheit als wichtiger Baustein der sozialen Nachhaltigkeit und auf die Nutzung von Tools, die Ihre nachhaltige Eventplanung vereinfachen.

Wir haben uns für unsere Checkliste fünf der wichtigsten Handlungsfelder für Events herausgesucht und dafür unsere wichtigsten Tipps zusammengestellt. Die meisten unserer Tipps bedeuten übrigens nicht automatisch Mehrkosten für Ihre Planung: Die vorgestellten Tools sind entweder kostenlos nutzbar und die Aspekte zur Barrierefreiheit zeigen einfach eine andere Herangehensweise an gesetzte Themen wie Bestuhlung oder Kommunikation.

1. Nachhaltige Eventplanung – die Location

Tool-Tipp fürs Finden einer nachhaltigen Location

Mit der Wahl der Location und des Ortes bestimmen Sie, welche Entfernung Ihre Teilnehmenden bei ihrer Anreise zurücklegen müssen. Die CO2-Emissionen Ihres Events sind umso geringer, je zentraler und leichter erreichbar Ihre Location ist. Doch wie finden Sie eine Location, die für überwiegenden Teil Ihrer Teilnehmenden einen kurzen Weg – und das möglichst per ÖPNV – bedeutet? 

Eine Lösung: Nutzen Sie doch https://www.chronotrains.com/de. Dieses Tool zeigt Ihnen, wie groß das Einzugsgebiet Ihrer gewählten Location ist und unterscheidet in Anreisezeiten bis zu einer, zwei, drei, vier und fünf Stunden mit der Bahn.

Klicken Sie sich einmal durch verschiedene Standorte durch werden Sie schnell sehen, wie groß der Unterschied ist.
Alternativ können Sie auch einmal Google Maps nutzen und dort ausgehend vom Veranstaltungsort Ihrer Wahl verschiedene Orte in Deutschland oder Europa anklicken. Wählen Sie dabei auch ein paar kleinere Orte als Ausgangsort. Sie werden schnell ermitteln können, wie lange deine Teilnehmenden wirklich bräuchten und ob es überhaupt eine zumutbare Verbindung mit der Bahn oder dem ÖPNV gäbe.

Barrierefreie Location

Die Location ist für Eventverantwortliche in der Regel die wichtigste Ressource, wenn es um Nachhaltigkeit und insbesondere um Barrierefreiheit geht. All das, was in der ausgewählten Location bereits an barrierefreien Komponenten vorhanden ist, können Sie für Ihr Event nutzen – und das ist in der Regel einiges! 

Fragen Sie deshalb bei Ihrer Suche nach geeigneten Veranstaltungsorten neben den ökologischen Aspekten, die in der Location umgesetzt werden, immer auch barrierefreie Aspekte ab, ob barrierefreie Zugänge zur Location vorhanden sind, zum Beispiel über Rampen oder Aufzüge. So können alle Teilnehmenden und insbesondere Menschen mit Mobilitätseinschränkungen bequem und ohne fremde Hilfe in die Location kommen und sich darin bewegen können? Übrigens: Nachhaltig zertifizierte Veranstaltungshäuser weisen in der Regel in vielen Bereichen Barrierefreiheit auf.

2. Nachhaltige Eventplanung – die Mobilität

Tool-Tipp für nachhaltige Mobilität

Viele von uns wissen gar nicht, wie groß der Unterschied bei den CO2-Emissionen unterschiedlicher Reisemittel ist. Hätten Sie beispielsweise gedacht, dass ein E-Auto gegenüber einem Fernlinienbus oder dem ICE immer noch so schlecht abschneidet? 

Machen Sie deshalb die Auswirkungen auf Ihrer Event-Website direkt sichtbar und binden Sie einen Emissionsrechner ein. Das animiert Ihre Teilnehmenden noch lange vor der Anreise über ihr Reisemittel einmal genauer nachzudenken. Bieten Sie am besten attraktive Konditionen für die grünen Alternativen an, z.B. das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn oder eine Kooperation mit FlixBus. 

Barrierefreie An- und Abreise

Neben nachhaltigen Aspekten, wie der Reduzierung der CO2-Emissionen durch die Art der Anreise zur Veranstaltung, spielt die Barrierefreiheit im Bereich Mobilität eine wichtige Rolle. Hier entscheidet sich, ob Teilnehmende überhaupt zum Event kommen und teilnehmen können. Bei der Mobilität stehen deshalb die ökologischen Aspekte in unmittelbarer Wechselwirkung zu den sozialen Aspekten, nämlich der Barrierefreiheit. Wenn Ihre Teilnehmenden durch mangelnde Barrierefreiheit im betreffenden Bahnhof oder auf dem Weg zu Ihrer Location Schwierigkeiten haben, überhaupt zu Ihrer Veranstaltung zu kommen, geht der Plan, über die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel die CO2-Emissionen deutlich zu senken, nicht wie geplant  auf.

Sie sollten deshalb bei der Auswahl Ihrer Eventlocation im Hinblick auf die Anreise ebenfalls prüfen, ob es barrierefreie Bahnhöfe und Haltestellen in unmittelbarer Nähe zur Location gibt? Zu den dafür wichtigen Aspekten zählen unter anderem Aufzüge zu  den Gleisen und allen anderen Ebenen sowie eine vorhandene und gut lesbare Ausschilderung zu Ihrer Location. Davon profitieren im Übrigen nicht nur Menschen mit Mobilitätseinschränkungen. Allen Menschen mit schwerem Gepäck wie Rollkoffern oder auch Teilnehmenden mit Kinderwagen ist somit die Fortbewegung innerhalb der Bahnstationen bequem möglich.

3. Nachhaltige Eventplanung – das Catering

Nachhaltiges Catering dank digitaler Lösung

Lebensmittelverschwendung ist in doppelter Hinsicht ein kritischer Aspekt in der Nachhaltigkeit: Sie ist sowohl ein Kostentreiber als auch eine Ursache für viel zu hohen Ressourcenverbrauch. Derzeit hungern auf der Welt mehr als 800 Millionen Menschen – das sind circa 10-mal so viel wie in Deutschland insgesamt leben. Deshalb sollten wir mit Lebensmitteln sehr sorgsam umgehen.
Dazu können auch Sie im Rahmen Ihrer Eventplanung einen wichtigen Beitrag leisten. Nutzen Sie ein digitales Registrierungsformular bzw. Anmeldeprozess und fragen Sie dabei ganz genau ab, wer wann kommt. Bei einer mehrtägigen Konferenz ist es dabei natürlich nicht nötig, gleich jede Kaffeepause abzufragen. Allerdings ist es für Sie wichtig zu erfragen, ob Ihre Teilnehmenden am Tag eins, zwei oder drei dabei sein und wann sie ungefähr anreisen werden – mit Beginn des Tagungsprogramms oder erst zur Abendveranstaltung.

So können Sie die Zahlen für die Catering-Bestellungen viel genauer bestimmen und müssen nicht mehr rätseln, wie viele Personen wann wohl bei Ihrer Veranstaltung vor Ort sein werden. Im Zuge dieser Abfrage sollten Sie natürlich auch gleich Lebensmittel-Unverträglichkeiten oder bevorzugte Ernährungsweisen abfragen.

Barrierefreies Catering

Gerade im Bereich Catering kann schon durch kleine Veränderungen eine große Wirkung erzielt werden im Hinblick auf die Barrierefreiheit – und das ohne Mehrkosten! Gerade die Pausenzeiten, in denen das Catering von Ihren Teilnehmenden genutzt wird, sind im Veranstaltungsprogramm wichtige Phasen für das Netzwerken und die Erholung. Schaffen Sie deshalb für alle Menschen, die an Ihrem Event teilnehmen, eine möglichst angenehme Essens- und Gesprächsatmosphäre und die Möglichkeit, sich beispielsweise vom Buffet ohne fremde Hilfe Speisen zu entnehmen.

Setzen Sie dafür in den Cateringbereichen auf Mischbestuhlung mit Tischen in Sitzhöhen und Stehtischen. So ermöglichen Sie allen Teilnehmenden, ganz gleich ob stehend, im Rollstuhl oder auch kleinen Menschen, in einer angenehmen räumlichen Situation ihre Speisen einnehmen und Gespräche führen zu können. Zudem sorgen Buffettische, die mit einem Rollstuhl unterfahren werden können, für eine selbstständige Entnahme der Speisen vom Buffet für Teilnehmende im Rollstuhl.

4. Nachhaltige Eventplanung – die Technik

Nutzen Sie Tools und Technik, die schon da sind

Erinnern Sie sich an Konzerte, bei denen Leuchtarmbänder an die Besucher*innen verteilt wurden, damit so richtig Stimmung aufkommt? Leider geben die meisten davon nach ein oder zwei Einsätzen ihren Geist auf oder werden unachtsam weggeworfen, egal wie nachhaltig diese Leuchtarmbänder produziert wurden.

Viel besser sind solche Lösungen, die Ihre Gäste sowieso schon dabei haben – so wie ihr Smartphone. Auf diesen können sehr einfach verschiedene Apps genutzt und so unterschiedliche Lichtstimmungen bei Ihrem Event durch Ihre Gäste erzeugt werden. Wer keine App herunterladen will, schaltet einfach die integrierte Lampe an – auch das geht und ist nachhaltiger als jedes extra produzierte Gadget.

Barrierefreiheit in Sachen Technik

Auch bei der Veranstaltungstechnik oder beim Einsatz von Online-Tools gilt es, nicht nur die ökologischen Aspekte im Auge zu behalten, sondern auch deren Einsatz an den Bedarfen der Teilnehmenden auszurichten. Übrigens profitieren auch in diesem Bereich nicht nur Menschen mit Seh- oder Höreinschränkungen von der vorhandenen Barrierefreiheit, sondern alle Teilnehmenden. 

Sorgen Sie beispielsweise mit der Beleuchtung in den Veranstaltungsräumen für die Voraussetzung, dass allen Teilnehmenden, insbesondere aber denjenigen mit Seheinschränkungen, die Orientierung im Raum und das Verfolgen des Bühnengeschehens ohne Einschränkung möglich ist. 

Zudem sorgt eine gute und flächendeckende Beschallung, ergänzt durch assistive Techniken wie z.B. eine Induktionsanlage, dafür, dass Menschen mit Hörbeeinträchtigungen dem Bühnen- oder Vortragsgeschehen gut folgen können.

5. Nachhaltige Eventplanung – die Kommunikation

Wenn Kommunikation, dann nachhaltig

Wer auf Printprodukte verzichtet, meint meist, dass er oder sie sich automatisch „grün“ verhält. Leider ist das jedoch ein weit verbreiteter Irrglaube. Denn digitale Tools verbrauchen auch enorme Ressourcen bei der Speicherung, Verarbeitung und Übertragung der Daten. Wer hier regelmäßig ausmistet, leistet einen riesigen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Wussten Sie, dass 85 Prozent aller Daten in Deutschland reiner Datenmüll sind? Das heißt, das sind Daten, von denen wir nicht wissen, dass sie existieren oder sie sind doppelt abgelegt oder veraltet. Hier sind wir übrigens weltweit Spitzenreiter mit dem Wert von 85 Prozent – leider ein wenig rühmlicher Platz. Abhilfe schaffen Tools wie Files von Google – für Android-Geräte

• SD Maid – für Android-Geräte
• Cleaner One – für iOS
• Smart Cleaner – für iOS
• Dateimanager – für iOS
• GrandPerspective, DaisyDisk, JDiskReport

Sie alle finden große Daten, die Sie dann leicht löschen können.

Barrierefreie Kommunikation

Auch bei der Kommunikation ist es bereits mit einfachen Mitteln möglich, Aspekte der Barrierefreiheit zu berücksichtigen. Diese Aspekte lassen noch nicht einmal Mehrkosten entstehen, denn Sie selbst können Sie direkt umsetzen: 

• bei der Erstellung von Texten, Präsentationen oder auch Webauftritten achten Sie auf Schriften ohne Verschnörkelung
• verwenden Sie Schriften in ausreichender Größe
• achten Sie zudem auf ein gutes Kontrastverhältnis bei den verwendeten Farben.

So sind Texte schneller und einfacher wahrnehmbar und lesbar – übrigens von allen Teilnehmenden und nicht von Menschen mit Sehbeeinträchtigung. Für hilfreiche Tipps schauen Sie doch mal auf die Website von leserlich.info – ein kostenloses Angebot des Deutschen Blinden- und Sehbehindertenverbandes (DBSV).

In Ihrer Social-Media-Kommunikation sollten Sie barrierefreie Hashtags verwenden, die durch Groß- und Kleinschreibung eine bessere Lesbarkeit ermöglichen, z.B. #VerleihungNachhaltigkeitsPreis, #SocialMediaKonferenz. 

Fazit

Nachhaltige Eventplanung ist deutlich mehr als CO2-Reduktion und spart mitunter zugleich richtig Kosten. Denn wenn Sie beispielsweise ganz genau abfragen, wie viel Catering Sie bestellen sollen, werden weniger Lebensmittel verschwendet und zugleich sinkt Ihre Catering-Rechnung enorm.

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Haben Sie Fragen zu dieser Checkliste? Möchten Sie mehr zu den Dimensionen der Nachhaltigkeit für die einzelnden Event-Handlungsfeldern erfahren? Dann kommen Sie doch einfach direkt auf mich zu zum Beispiel mit einer Email!